Rolurile dintr-un meeting online – 13 metode eficiente de organizare

Meeting online în contextul pandemiei

Acum, că mulți dintre noi sunt blocați acasă, munca trebuie să continue. Ne întâlnim în continuare, dar nu față în față. Chiar dacă companiile folosesc instrumente virtuale bazate pe web de ani de zile (Zoom, Skype, GoToMeeting sau MS Team par a fi cele mai populare), se părea că îl foloseau mai mult pentru evenimente de „difuzare” a seminariilor web.

Cu excepția cazului în care aveau „muncitori la distanță” care lucrau deja de acasă sau într-o altă locație, apelul prin conferință a fost metoda preferată pentru întâlnirea echipei. (Și chiar și atunci, dacă erau doar câțiva angajați la distanță, metodele tradiționale de comunicare păreau să predomine.)

După ce ieșim din această criză (și o vom face!), nu voi fi surprins dacă pendulul se îndreaptă spre utilizarea acestor instrumente de întâlnire virtuală / web și instrumente de colaborare. Aceasta este noua lume a muncii și munca la distanță va deveni mai degrabă o normă decât o excepție. Mai mult, aceste instrumente au început să fie utilizate și în desfășurarea procesului educațional, dar indiferent de domeniul, un meeting online necesită organizare. Descoperă mai jos 13 metode eficiente de organizare a unui meeting online.

Rolul unui facilitator de întâlnire virtuală vs. un facilitator de întâlnire face-to-face(F2F)

 

Un meeting online  slab conceput și rulat este o pierdere de timp, energie și resurse! Indiferent dacă echipa rezolvă o problemă, îmbunătățește un proces, rezolvă un conflict sau decide un curs de acțiune, un facilitator de ședințe îndrumă procesul echipei, permițând oamenilor să înțeleagă problemele, să ajungă la acorduri și să planifice următorii pași. Un facilitator de întâlniri este politica dumneavoastră de asigurare  pentru a face întâlnirile să obțină rezultate folosind un proces lin, îmbunătățind în același timp relațiile de colaborare în cel mai mic timp necesar.

Astfel, dacă nu cunoașteți elementele de bază ale facilitării unei întâlniri într-un mediu face-to-face (meeting online), atunci nu vă veți descurca bine într-un mediu virtual.

Iată 13 sfaturi pentru facilitarea unui meeting online:

 

Cunoaște-ți platforma

Mai ales atunci când facilitați un meeting online, învățați capacitățile platformei, de exemplu: chatbox, funcții de votare, săli de discuții, tablă albă, partajarea ecranului, adnotări – și apoi aflați dacă doriți să le utilizați. Dacă publicul dumneavoastră este nou în întâlnirile virtuale, păstrați-l simplu. Nu încercați să utilizați fiecare caracteristică disponibilă!

Asigurați-vă că sunetul și camera funcționează pentru dumneavoastră și știți cum să ajutați participanții să se conecteze și să acceseze videoclipurile și sunetul. Există suficientă lumină pe fața ta? Camera este poziționată astfel încât să nu vă ridice privirea? (Sugestie: Ochii tăi ar trebui să fie în treimea superioară a ecranului.)

Aveți o agendă

O agendă este strategia ta de prevenție principală pentru a-ți menține întâlnirea concentrată și pe drumul cel bun.  „Fără agendă, fără prezență”. Gândiți-vă la ceea ce faceți în timpul întâlnirilor face-to-face. Cum poți simula experiența online? Când vă gândiți la asta, multe dintre activități pot fi simulate online – activități pentru a genera idei, a le organiza, a lua decizii solide și a conveni asupra acțiunilor de întreprins – trebuie doar să vă gândiți la asta.

Variați

Așa cum ai interacționa cu colegii din echipă chiar înainte de începerea întâlnirii, pe măsură ce oamenii intră în camera virtuală, începe conversația! Încurajați-i să folosească chat-ul postând o întrebare rapidă la care să răspundă. De asemenea, să le comunicați faptul că trebuie să își pună numele și prenumele, iar dacă nu cunoscu cum se face acest lucru, atunci trebuie să le arăți. Dacă sunt noi în tehnologie, arătați-le cum să se dezactiveze microfonul și camera, în cazul în care din anumite motive trebuie să plece pentru o clipă sau trebuie să răspundă la telefon.

Să aveți o atitudine deschisă

Publicul online se plictisește foarte repede, așa că este crucial să vă faceți timp pentru a vă gândi cum veți da startul întâlnirii. Dacă echipa este obișnuită unii cu alții, extrovertiții vor sări și îți vor da răspunsul. Pe o foaie de calcul scrisă de mână, urmăriți cine a oferit voluntar un răspuns. Pe măsură ce ajungi la final, apelează la cei care nu au răspuns încă, demonstrați că toți vor fi implicați.

Creați reguli de bază

Recomand reguli de bază în întâlnirile face-to-face, dar este și mai important în întâlnirile virtuale să obțineți un acord de grup cu privire la normele de comportament suplimentare ale echipei. Unele norme tipice includ:

  • Găsiți un spațiu liniștit pentru a participa la întâlnire.
  • Intrați în cameră cu câteva minute mai devreme pentru a rezolva orice problemă tehnică.
  • Nu efectuați mai multe sarcini (faceți alte lucruri) în timpul ședinței.
  • Dezactivați microfonul atunci când nu vorbiți.
  • Cereți părerea membrilor mai liniștiți.

Controlează conversația

Nu vrei să fii întotdeauna gardianul celor care vorbește, așa că o altă tehnică este să ceri echipei să apeleze la persoana care vrea să vorbească în continuare. Din nou, țineți evidența celor care contribuie, astfel încât, dacă se dezechilibrează puțin, puteți redirecționa conversația. Sau puteți participa la un sondaj rapid, trecând pe listă pentru ca oamenii să răspundă.

Distribuie roluri

Facilitatorul nu trebuie să facă totul: conduceți întâlnirea, luați notițe, păstrați timp, aveți grijă de tehnologie. Împărțiți responsabilitățile către diferite persoane care trebuie să îndeplinească fiecare dintre aceste funcții la diferite părți ale întâlnirii. Puteți adăuga și alte roluri ale echipei pentru a sprijini eficacitatea echipei. De exemplu, numiți un „Yoda” pentru a „adăuga un pic de ușurință la întâlniri, apelând la Yoda  în punctele critice din timpul întâlnirii și întrebați„ Deci, ce se întâmplă aici despre care nu vorbește nimeni?

Partajează ecranul în mod clar.

În timp ce vorbitorilor le place să-și partajeze diapozitivele, astfel încât toți să poată urmări prezentarea, este mai bine să le lăsați colegii de echipă să se vadă. Partajați ecranul numai atunci când este necesar.

Breakouts 

Dacă aveți mai mult de cinci persoane la meeting online, vă recomand să utilizați funcția de cameră pentru a începe conversația. Oferiți echipei titlul / întrebarea subiectului, durata discuției și livrarea dorită pentru a fi raportată la întoarcerea în camera principală. Apoi trimiteți-i în camera lor de repartizare (fie în mod deliberat, fie alocat aleatoriu). O conversație online mult mai solidă și eficientă are loc în grupuri mai mici, deoarece toți auu posibilitatea de a-și exprima opinia.

Stimulați conversația

Cu excepția cazului în care colegii de echipă sunt extrem de confortabili cu tehnologia și cu ceilalți, ei vor căuta să controleze discuția cu privire la cine ar trebui să vorbească și când. Cu condiția să fi stabilit un ton de colaborare la început și să fi creat câteva reguli de bază pentru comportamentul de grup așteptat, va trebui să controlați mult mai puțin timpul de difuzare.

Personalizați discuția

Folosiți întotdeauna prenumele colegilor de echipă (sau orice alt nume pe care l-au făcut vizibil în profilul lor). Se adaugă ceva mai multă intimitate conversației.

Rezumați

Facilitatorul virtual este în poziția ideală pentru a rezuma conversația, a identifica temele cheie, a țese în punctele cheie ale conversației și a conecta punctele.

Aveți un plan de rezervă

Gândiți-vă la ce ar putea să nu meargă bine și apoi încercați să împiedicați să se întâmple în primul rând! De exemplu:

  • Toți ar trebui să aibă numărul de telefon cu apelare în caz că sunetul sau videoclipul scade.
  • Asigurați-vă că specialiștii dumneavoastră închid toate programele care rulează simultan pe computerul lor.

Și nu uitați să vă distrați! Când te distrezi, la fel se distrează și ceilalți!

Citește mai mult pe aici.

Vizitează blogul Didacto pentru a descoperi mai multe informații despre educație și limba germană. De asemenea, află detalii despre programele educaționale pe care le oferim și participă la un curs și atelier conversațional gratuit de germană. să nu meaegcomunicareîn